Compliance‑Infos
Compliance & Datenschutz
Ihr Sicherheits-Paket für den Postversand
Vertrauen ist gut, ein AV-Vertrag ist besser
Wenn Sie Adressdaten an einen Dienstleister geben, geben Sie Ihr wertvollstes Gut aus der Hand. Für Datenschutzbeauftragte in Unternehmen ist dies oft ein rotes Tuch. Die Angst vor Datenlecks, Bußgeldern nach DSGVO oder Reputationsschäden ist groß – besonders im Gesundheitswesen, bei Banken oder öffentlichen Verwaltungen. Die Frage lautet immer: „Was passiert mit meinen Daten, wenn sie Ihr Haus verlassen?“ Ohne eine wasserdichte Antwort scheitert oft das gesamte Mailing-Projekt am Veto der Rechtsabteilung.
Unser Schutzschild für Ihre Daten
Bei FORMA Lettershop ist Datenschutz kein “Nice-to-have”, sondern die Basis unserer Betriebserlaubnis. Wir arbeiten streng nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unsere Compliance-Architektur ruht auf vier Säulen:
Auftragsverarbeitung (AVV)
Wir agieren als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter. Wir schließen mit Ihnen standardmäßig einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Dieser regelt exakt:
- Welche Daten verarbeitet werden.
- Dass Daten nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Wann Daten unwiderruflich gelöscht werden (Löschkonzept).
Technische & Organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Wir schützen Ihre Daten physisch und digital. Unsere TOMs umfassen:
- Zutrittskontrolle: Kein Unbefugter betritt die Produktionsräume.
- Verschlüsselung: Datenübertragungen erfolgen gesichert (z. B. via SFTP oder Cryptshare).
- Serverstandort: Alle Daten werden auf geschützten Servern in Deutschland verarbeitet.
Closed-Loop-Verarbeitung
Besonders bei sensiblen Inhalten (Rechnungen, Befunde) nutzen wir Barcode-Technologie zur Überwachung. Wir wissen zu jeder Sekunde, wo sich ein Dokument im Produktionsprozess befindet.
Datenschutz-Schulungen
Technik ist nur so gut wie der Mensch, der sie bedient. Unsere Mitarbeiter sind vertraglich auf das Datengeheimnis verpflichtet und werden regelmäßig geschult.
Ihr Nutzen: Audits bestehen, Risiken minimieren
Mit FORMA als Partner machen Sie Ihre Compliance-Abteilung glücklich
Rechtssicherheit
Sie erfüllen Ihre Sorgfaltspflichten bei der Auswahl des Dienstleisters.
Transparenz
Wir legen unsere Prozesse offen. Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei Audits.
Schnelligkeit
Da wir geprüfte Standard-Verträge (AVV) nutzen, entfallen lange juristische Prüfschleifen vor Projektstart.
Warum wir Hochsicherheits-Experten sind
Wir verarbeiten täglich sensible Daten für Krankenhäuser, Banken und Behörden. Wir wissen, dass ein einziger Fehler das Vertrauen von Jahren zerstören kann. Deshalb orientieren wir uns an den strengen Qualitäts- und Datenschutzstandards des DDV (Deutscher Dialogmarketing Verband). Bei uns gibt es keine „Daten-Hintertüren“. Nach erfolgtem Versand und Ablauf der gesetzlichen Fristen werden Ihre Adressdaten sicher und nachweisbar vernichtet.
Dokumente für Ihre Prüfung
Benötigen Sie Unterlagen für Ihren Datenschutzbeauftragten? Laden Sie hier unsere Muster-Verträge und Zertifikats-Übersichten herunter oder fordern Sie unser detailliertes Sicherheitskonzept an.