Der Lettershop für Verwaltung & Behörden
Entlastung für die Hauspoststelle
In der öffentlichen Verwaltung wachsen die Aufgaben, aber selten das Personal. Wenn tausende Gebührenbescheide, Wahlbenachrichtigungen oder Grundsteuer-Infos versendet werden müssen, legt das oft ganze Abteilungen lahm. Qualifizierte Verwaltungsmitarbeiter stehen an Kuvertiermaschinen, statt Anträge zu bearbeiten. Dazu kommt der Druck der Verantwortung: Es geht um sensible Bürgerdaten und den sparsamen Umgang mit Haushaltsmitteln. Ein Fehler im Datenschutz oder verschwendetes Porto wiegt hier doppelt schwer.
Massenversand mit höchster Sicherheitsstufe
FORMA Lettershop ist der verlängerte Arm Ihrer Poststelle. Wir kennen die hohen Anforderungen an die Behördenkommunikation und bieten Prozesse, die revisionssicher sind:
Sicherheit durch Matching
Bei Bescheiden darf nichts schiefgehen. Unsere Kuvertiersysteme nutzen Kamera-Matching, um sicherzustellen, dass Seite 1 (Anschreiben) und Seite 2 (Überweisungsträger) garantiert zum selben Bürger gehören.
Datenschutz (DSGVO & AVV)
Wir arbeiten streng nach der Datenschutz-Grundverordnung.
Serverstandort: Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen und auf Servern in Deutschland verarbeitet.
Auftragsverarbeitung: Wir schließen mit Ihnen standardisierte AVV-Verträge, die jeder Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten standhalten.
Geschlossene Kette: Vom Dateneingang bis zur Postübergabe verlässt kein Dokument unseren Sicherheitsbereich.
Skalierbarkeit für Spitzenzeiten
Ob Kommunalwahl oder jährliche Abgabenbescheide: Wir verarbeiten über 100.000 Sendungen täglich.
Lastspitzen, die Ihre Hausdruckerei überfordern würden, fangen wir routiniert ab.
Wirtschaftlichkeit und Bürger-Service
Ihr direkter Nutzen in der Verwaltung
Durch die Auslagerung an FORMA agieren Sie wirtschaftlich und modern:
Porto-Rabatte: Wir konsolidieren Ihre Postmengen. Dadurch erhalten Sie Großkundenrabatte bei der Deutschen Post, die weit unter dem Standardporto liegen – eine direkte Entlastung für Ihren Haushalt.
Termintreue: Fristgebundene Schreiben (z.B. Wahlunterlagen) werden garantiert pünktlich aufgeliefert.
Ressourcen-Effizienz: Ihre Mitarbeiter werden von manuellen Tätigkeiten befreit und können sich auf die Bürgeranliegen konzentrieren.
Darum ist FORMA Partner der öffentlichen Hand
Wir sind kein Start-up, sondern ein etablierter Partner mit über 25 Jahren Erfahrung. Wir betreuen bereits zahlreiche Kommunen, Städte und Landesbetriebe. Wir verstehen die Abläufe von Ausschreibungen und die Notwendigkeit absoluter Transparenz. Zudem bieten wir mit der Handkonfektionierung auch Lösungen für nicht-standardisierte Aussendungen (z.B. Stadtmarketing-Pakete oder Neubürger-Begrüßungen), die maschinell nicht möglich wären.
Entlasten Sie Ihre Verwaltung
Steht die nächste große Aussendung an? Fordern Sie ein Angebot für Ihre Vergabe oder eine Direktbeauftragung an. Wir unterstützen Sie gerne schon bei der Planung, um die portogünstigsten Formate zu wählen.
Forma Lettershop Kunden und Services für Behörden und Verwaltung
Städte, Kommunen, Landkreise, Ministerien, Landesbetriebe, Anstalten des öffentlichen Rechts (AöR)
Gebührenbescheide, Wahlbenachrichtigungen, Informationsschreiben, Bußgeldbescheide, Bürgerbriefe
DSGVO-konform, Auftragsverarbeitung (AVV), Revisionssicherheit
100.000 Sendungen/Tag für fristgerechten Massenversand
Portooptimierung zur Entlastung öffentlicher Haushalte
Bürokratie in Healthcare entlasten